Klasifikasi File

• Master File : file yang berisi data yang relatif tetap. Contoh : Organisasi sebuah pabrik.

Organisasi sebuah pabrik :
* Payroll Master File
* Customer Master File
* Personnel Master File
* Inventory Master File

Ada 2 jenis Master File :

1. Reference Master File : file yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah. Contoh : berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat.
2. Dynamic Master File : file yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi. Contoh : berkas stock barang dan berkas pemesanan tempat duduk.
   

• Transaction File : file yang berisi record-record yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file. Meng-update dapat berupa : penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.
• Repord File : file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user. File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.
• Work File : file sementara dalam sistem. Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
• Program File : file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain / pada memori utama. Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (Cobol, Fortran, Basic dan lain-lain), bahasa assembler dan bahasa mesin.
• Text File : file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
• Dump File : file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
• Library File : file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
• History File : file ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.

sumber : Berkas Akses Bab 1

Sistem File

Berkas Dan Akses
Sistem penyimpanan, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpan eksternal. Pada berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.

File
Kumpulan dari record-record yang saling berhubungan.

Klasifikasi Data

1. Kelompok Data Tetap : kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama. Contoh : Data pribadi mahasiswa.
2. Kelompok Data Tak Tetap : kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan. Contoh : Data rencana studi mahasiswa.
3. Kelompok Data Yang Bertambah Menurut Waktu : kelompok data ini biasanya merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan data tak tetap. Contoh : Data transkrip.

Klasifikasi File

1. Master File (Berkas Induk)
2. Transaction File (Berkas Transaksi)
   
3. Report File (Berkas Laporan)
   
4. Work File (Berkas Kerja)
   
5. Program File (Berkas Program)
   
6. Text File (Berkas Teks)
   
7. Dump File (Berkas Tampung)
   
8. Library File (Berkas Pustaka)
   
9. History File (Berkas Sejarah)

sumber : Berkas Akses Bab 1

Hubungan SIM Dengan Disiplin Ilmu Lain

Banyak ide yang merupakan bagian dari SIM yang ditemukan dalam disiplin akademik lainnya. Empat bidang akademis utama yang sangat berarti untuk konsep SIM, adalah :

• Akuntansi Manajemen

Konsep dari SIM lebih banyak mengandung Akuntansi Manajemen daripada Akuntansi Keuangan karena sistem pendukung yang digunakan oleh pemakai dengan pengambilan data dan model, berada dalam lingkup Akuntansi Manajemen.

• Riset Operasional (OR)

OR telah mengembangkan prosedur untuk analisis dan penyelesaian berbagai tipe masalah keputusan berdasarkan komputer.

• Manajemen dan Organisasi

Bidang Manajemen dan Organisasi memberikan beberapa konsep yang penting dan pengertian tentang fungsi SIM dalam suatu organisasi. Konsep-konsep itu, antara lain :

1. Sifat dari teori keorganisasian dan pengambilan keputusan secara pribadi/perorangan
2. Motivasi dari setiap pribadi
3. Bagian proses dan pengambilan keputusan
4. Teknik kepemimpinan
5. Keorganisasian yang mengubah proses
6. Struktur dan desain keorganisasian

• Pengetahuan Komputer

Pengetahuan komputer penting untuk SIM karena meliputi algoritma, komputasi, software, struktur data dan sebagainya. Tetapi SIM bukanlah merupakan perluasan dari pengetahuan komputer, melainkan perluasan dari teori manajemen dan organisasi.

sumber : Konsep Teknologi Informasi-C

Manajemen Informasi Sebagai Sumber Daya Yang Dibutuhkan Perusahaan

Para Manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada Manajemen Informasi pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utama, yaitu :

• Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat.

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks daripada sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh :
1. Ekonomi internasional
2. Persaingan dunia
3. Kompleksitas teknologi yang meningkat
4. Batas waktu yang singkat
5. Kendala-kendala sosial

• Kemampuan komputer yang semakin baik.

* Komputer-komputer pada tahun 1950-an dan 1960-an ditempatkan dalam ruangan besar dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Umumnya pemakai tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar.
* Para pemakai sekarang, sebaliknya, sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau komputer mikro di ruangan mereka, bahkan banyak yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam suatu jaringan.

Aktifitas Manajemen Informasi :

1. Memperoleh informasi
2. Menggunakannya seefektif mungkin
3. Membuangnya pada saat yang tepat

sumber : Konsep Teknologi Informasi-C

Komponen Pembangun Sistem Informasi Manajemen

Komponen fisik yang diperlukan untuk organisasi sistem informasi adalah hardware, software, database, prosedur dan operasi personalia.

1. Hardware : menunjukkan peralatan komputer fisik dan alat-alat yang saling berhubungan, merupakan pusat pengolahan data, unit masukan/keluaran, dan unit penyimpanan.
2. Software : merupakn istilah yang diberikan untuk instruksi secara langsung dari operasi hardware, dapat diklasifikasikan ke dalam dua tipe utama yaitu : Sistem Software dan Aplikasi Software.
3. Database : berisi semua data yang digunakan untuk aplikasi software. Sekumpulan penyimpanan data sering dihubungkan sebagai suatu file. Bentuk fisik dari penyimpanan data ditunjukkan oleh media penyimpanan fisik.
4. Prosedur : merupakan komponen fisik karena disediakan dalam bentuk fisik, seperti buku panduan dan instruksi.
   
5. Operasi Personalia : operator komputer, sistem analis, programmer, pegawai pengolahan data, manajer sistem informasi, administrasi data, dan lain-lain.
   

Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan :

1. Instruksi untuk pemakai.
2. Instruksi untuk pengolahan input oleh pegawai pengolahan data.
3. Instruksi pengoperasian untuk operasi komputer.

sumber : Konsep Teknologi Informasi-C

Definisi & Pengertian Sistem Informasi Manajemen

1. SIM (Sistem Informasi Manajemen), adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2. Konsep sistem manusia / mesin dapat diartikan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan tugas lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Perancangan sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam pengambilan keputusan.
3. Sistem yang terpadu (integrated) adalah sistem yang mengharuskan adanya integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui "database" yang terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem.
4. Pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir membutuhkan pengumpulan data dan permintaan informasi secara "online". Kemampuan memperoleh informasi secara online tersebut sangat besar peranannya dalam mendukung operasi. Jadi setiap petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas suatu permintaan informasi.
5. Data yang dibutuhkan tidak cukup bila hanya berupa data mentah saja, tetapi harus diolah dan disajikan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan.

sumber : Konsep Teknologi Informasi - C

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis, mula-mula terfokus pada data, kemudian informasi dan penunjang keputusan.
a. Fokus Awal Pada Data
* Penggunaan komputer generasi pertama hanya terbatas untuk Aplikasi Akuntansi. Dikenal dengan nama Electronic Data Processing (EDP) atau Data Processing (DP).
* Digunakan juga istilah Accounting Information System (SIA-Sistem Informasi Akuntansi) untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan menjadi beberapa informasi sebagai produksi sampingan dari proses akuntansi.

b. Fokus Baru Pada Informasi
* Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
* Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan besar, namun hasil aktual jarang sesuai dengan yang dibayangkan semula. Penyebabnya adalah :
1. Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para pemakai.
2. Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen.
3. Peralatan komputer yang mahal dan terbatas dibanding standar sekarang.
* Karena rancangan-rancangan sistem menjadi membengkak dan tugas tersebut menjadi tidak mungkin dikelola, maka perusahaan memutuskan membuang ide SIM dan kembali ke DP.

c. Fokus Revisi Pada Penunjang Keputusan
* Ilmuwan pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) yaitu : Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen memperkenalkan konsep "Sistem Penunjang Keputusan" (DSS-Decision Support System).
* DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer. Manajer tersebut dapat berada pada bagian manapun, tingkat manapun dan dalam area fungsional apapun.
* SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

d. Fokus Sekarang Pada Komunikasi
*Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain, yaitu "Otomatisasi Kantor" (OA-Office Automation).
* OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

e. Fokus Potensial Pada Konsultasi
* "Kecerdasan Buatan" (Al-Artificial Inteligence) diterapkan untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
* "Sistem Pakar" (ES-Expert System) adalah bagian khusus dari Al sebagai suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang "spesialis" dalam suatu area. ES memberikan bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang "Konsultan Manajemen".

sumber : Konsep Teknologi Informasi-C